Weihnachtsstress, Jahreswechsel und jede Menge gute Vorsätze – die kalte Jahreszeit hat es für uns Selbstständige ganz schön in sich. Damit du im neun Jahr mit kühlem Kopf durchstarten kannst, gibt es hier meine acht Tools für deine top Organisation! 

Weshalb ist es so wichtig die richtigen Tools zu haben?

Als ich in die Selbstständigkeit gestartet bin, stand ich vor jeder Menge Fragen:

  • Wie kommuniziere ich mit meinen Kunden?
  • Wo kann ich Daten und Passwörter meiner Kunden sicher speichern?
  • Wie soll ich den Überblick über Buchhaltung, Projektmanagement und so weiter behalten? 

Ich habe gelernt, mit den richtigen Tools ist das alles gar nicht so schwer. Das Problem ist nur, dass solche vermeintlichen Hilfen auch ganz schnell zum Zeitfresser werden können und die Aufgabe, mit der sie dir eigentlich helfen sollten, viel komplizierter machen, als sie eigentlich ist.

Ganz ohne smarte Unterstützung funktioniert es aber eben auch nicht so wirklich… Besonders, wenn du wie ich ein Online-Business führst, bei dem es nun mal auf die richtige digitale Kommunikation und Organisation ankommt, sind entsprechende Solutions schon fast überlebenswichtig für dein Business.

Mit der Zeit habe ich nun einige Tools ausprobiert, die die perfekte Lösung für meine Probleme versprechen. Einige waren ein voller Erfolg und andere habe ich wieder ausgetauscht, weil sie eben doch nicht so funktioniert haben, wie ich es mir gewünscht habe. Mittlerweile habe ich mir meinen Werkzeugkasten gut bestückt und behalte auch wenn es mal stürmisch wird, immer den Überblick 😉  

Weil ich selbst noch gut weiß, wie zeitaufwändig und frustrierend die Suche nach den richtigen Apps und Programmen sein kann, teile ich meine aktuellen Favoriten für jede Kategorie hier mit dir.

1. Videobesprechungen 

  • Zoom ist bekanntlich DIE Plattform für Videobesprechungen.
  • Auch ich nutze Zoom super gerne für Calls mit meinen Kunden, da der Vorteil bei Zoom ist, dass die Teilnehmer keinen eigenen Account brauchen und sich einfach einwählen können.
  • Die Einladung für ein Zoom-Meeting kann ich ganz einfach per E-Mail verschicken. 
  • Dank Zoom sind das Kennenlernen und Zusammenarbeiten in der digitalen Welt wirklich super einfach.

2. Grafik und Design 

Für alle Grafiken, die ich für Social Media und auch meinen Blog erstelle, nutze ich Canva. Ich liebe dieses Programm, weil ich ohne technisches Know-How oder irgendwelche Design-Kenntnisse innerhalb weniger Minuten professionelle Grafiken und Animationen erstellen kann.

  • Das Schöne an Canva ist, dass es für alle möglichen Projekte und Designs schon unglaublich viele Vorlagen gibt, die man dann ganz frei anpassen kann. Also auch, für all diejenigen, die keinen Spaß an kreativen Aufgaben haben, hat Canva etwas zu bieten. Du kannst natürlich aber auch dein ganz eigenes Design im passenden Format anlegen. 
  • Ich selbst nutze Canva Pro, aber die kostenlose Version funktioniert auch ganz wunderbar und eignet sich gerade für den Start sehr gut.

3. Newsletter und Kampagnen 

Wenn es um Newsletter und ähnliches geht ist ActiveCampaign mein absolutes Lieblingstool.

  • Ich nutze ActiveCampaing um mit Kunden Kampagnen aufzubauen, zu erstellen und zu analysieren. Dabei kann ich auch die Produkte, die sich dahinter verbergen (z.B. Freebies) genau unter die Lupe nehmen.
  • ActiveCampaing kann dir beim E-Mail-Marketing unheimlich viel Zeit sparen und deine Kundenerlebnisse ganz einfach aufwerten. 

4. Buchhaltung

Mit lexoffice kannst du deine Buchhaltung ganz einfach online erledigen und automatisieren, damit du dich nicht mit Zettelwirtschaft rumschlagen musst, sondern sich ganz und gar auf dein eigentliches Business konzentrieren kannst.

  • Der Vorteil ist, dass lexoffice mich an alles erinnert, einfach zu handhaben und übersichtlich ist. Gerade auch im steuerrechtlichen Bereich ist lexoffice super Nutzerfreundlich.
  • Als jemand, für den Buchhaltung immer eine Qual war, bin ich unsagbar dankbar, dass ich lexoffice für mich entdeckt habe. 

5. Kommunikation mit Kunden 

Neben der altbewährten E-Mail als erste Anlaufstelle, schreibe und spreche ich mit meinen Kunden auch über:

  • Slack: bietet dir einen zentralen Ort für Kommunikation und Tools und kann kostenlos getestet werden. 
  • WhatsApp: ich persönlich nutze liebend gerne die Audionachrichten auf WhatsApp, da ich die einfach persönlicher finde als den Austausch per Kurznachrichten. Meiner Erfahrung nach lassen sich so auch Missverständnisse besser vorbeugen, da Textnachrichten schnell mal fehlinterpretiert werden können. 

6. Projektmanagement

Mein ganzes Projektmanagement findet in Trello statt.

  • In Trello erstelle ich zum Beispiel die Launchpläne meiner Kunden. Durch die Möglichkeit als Team zusammen zu arbeiten, wissen alle wer was macht und was wann dran ist. So können alle Deadlines eingehalten werden und der Launch geht reibungslos von der Bühne. 
  • Auch privat nutze ich Trello gerne, weil ich so einfach nie den Überblick verliere und immer weiß, was meine nächsten Steps sind. 

7. Sicherheit

LastPass ist das perfekte Tool zur Abspeicherung von Daten und Passwörtern meiner Kunden.

  • Dieses Programm bietet dir optimale Sicherheit und ich finde es super einfach zu benutzen. So können meine Kunden sich sicher sein, dass ihre Daten bei mir gut aufgehoben sind und nicht irgendwie verloren gehen können.
  • Besonders dann, wenn du in deinem Business immer wieder mit neuen Menschen in Kontakt trittst, ist LastPass wirklich super, weil es auch die sichere und einfache Freigabe von Daten ermöglicht.   

8. Zeiterfassung

Um meine Arbeitszeit zu erfassen, benutze ich Clockodo.

  • Clockodo gibt mir direkt übersichtliche Berichte und Auswertungen für Projektzeiten und analysiert zum Beispiel auch produktive und unproduktive Zeiten. 
  • So ist nicht nur Zeiterfassung, sondern auch Zeitmanagement easy.

Wie du siehst gibt es für jede Aufgabe auch mindestens eine smarte Lösung😊

Wie wäre es mit einer kleinen Challenge? Probiere für jede Herausforderung in deinem Alltag verschiedene Tools aus, sodass du am Ende des Jahres deinen ganz persönlichen Werkzeugkasten hast! Ganz viel Freude damit im neuem Jahr. Und ich freue mich sehr, wenn du mir verrätst, ob du schon ein Tool kennst.😉 Wenn ja, wie findest du es? Meld dich gerne bei mir. 💚 Hab ein wunderschönes Weihnachtsfest mit deinen Liebsten und einen gigantischen Start ins neue Jahr 2023.

Deine Marika.

PS: Kennst du schon mein kostenfreies Workbook? In meinem kostenlosen PDF-Guide zeige ich dir die ersten Schritte, um in die Sichtbarkeit zu kommen…Ganz viel Freude damit.