Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz?

Spielst du mit dem Gedanken, mit einer Virtuellen Assistenz (VA) zusammenzuarbeiten?

Ja? Dann wird dir mein Beitrag bei deiner Entscheidungsfindung helfen, und du wirst danach wissen, wie die Zusammenarbeit mit deiner VA zu einem richtigen Erfolg wird!

Einige, vor allem online-affine Unternehmen wie Online-Marketing- oder IT-Agenturen lagern schon seit Langem ganz selbstverständlich bestimmte Aufgaben an VAs oder an Freelancer aus. Oft sind das Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft des Unternehmens gehören, wie das Büromanagement, die vorbereitende Buchhaltung, die Termin- und Reiseplanung etc.

In anderen Ländern wie den USA oder Großbritannien ist das Konzept der VA schon lange angekommen. Und auch wenn es aktuell in Deutschland an Bekanntheit zunimmt, besteht hier noch immer großes Potenzial – vor allem auch für Unternehmer:innen, die von diesem Potenzial noch gar nichts wissen.

Das merke ich, wenn ich in meinem Umfeld davon spreche, dass ich als VA arbeite. Oft schaue ich dann zunächst in fragende Gesichter. Erkläre ich dann ausführlicher, was hinter dem Begriff steckt, wird aus dem anfänglichen Zögern schnell echtes Interesse und der Wunsch, mehr darüber zu erfahren, was die Zusammenarbeit mit einer VA ausmacht, wie sie funktioniert, und was es braucht, damit sie zum Erfolg wird.

Gerade eher traditionell arbeitenden Unternehmen im ländlichen Raum ist oft noch nicht klar, welches Potenzial für sie darin steckt, mit selbstständigen, ortsunabhängig tätigen Mitarbeitern zu arbeiten.

Du kannst dir die Zusammenarbeit mit einer VA ganz ähnlich vorstellen wie die mit einem Mitarbeiter vor Ort, denn uns stehen heute so viele tolle digitale Tools zur Verfügung, die eine Zusammenarbeit über die Entfernung einfach, praktisch und effizient machen.

Lösungen, um digital und sicher zusammenzuarbeiten

Echtzeit-Kommunikation und Echtzeit-Austausch von Daten und Dokumenten sind dank Cloud-Systemen, Video-Chats und Kollaborationssoftware heute so einfach wie nie.

Das orts- und zeitunabhängige Arbeiten im Homeoffice mit flexiblen Arbeitszeiten fördert die Motivation virtueller Mitarbeiter:innen, damit auch die Effizienz in den Arbeitsabläufen und steigert so die Produktivität.

Ich verspreche dir: Wenn du dich einmal dazu entschieden hast, Aufgaben abzugeben, möchtest du nicht mehr zurück!

Ortsunabhängigkeit

Ob deine VA nun im Nachbarbüro sitzt oder am anderen Ende der Welt, macht in der Zusammenarbeit kaum einen Unterschied. Fragen lassen sich einfach auch online klären, diverse Messaging-Dienste wie Skype und Zoom oder auch das gute alte Telefon bieten euch jede Menge Optionen.

Passen eure Terminkalender nicht zusammen für häufige Online-Sitzungen, helfen E-Mail, WhatsApp, Slack, Teams und andere Projektmanagementtools dabei, Abläufe auch bei zeitversetzter Kommunikation effizient zu halten.

Datenschutz

Wer über das Internet Daten austauscht, insbesondere Daten von Dritten, die im Auftrag verarbeitet werden, für den ist nicht erst seit der DSGVO der Datenschutz ein großes Thema.

Deine VA wird dich darüber aufklären, wie sie mit den Daten umgeht, die du ihr zur Verarbeitung zur Verfügung stellst. Sie wird dir erläutern, wo sie diese Daten speichert und was sie dafür tut, dass niemand Unbefugtes Zugang zu ihnen erhält.

Dabei geht es zum einen darum, dass die Daten nicht über z. B. einen Hackerangriff von außen eingesehen werden können, zum anderen aber auch ganz physisch darum, wo sie ihren Computer und ggf. einen Heimnetzwerkserver aufbewahrt, auf dem die Daten gespeichert sind.

Erreichbarkeit und zeitliche Vereinbarungen

Damit die Zusammenarbeit mit deiner VA so richtig fluppt, ist es wichtig, dass ihr von Anfang an offen und klar eure Erwartungen kommuniziert und euch beide an eure Verabredungen haltet.

Besprecht zum Beispiel gleich zu Beginn, zu welchen Zeiten ihr erreichbar seid. Legt dafür klare Zeiten fest, an die ihr euch beide haltet – außer gegebenenfalls in echten Notfällen.

Je besser der eine weiß, wann die andere arbeitet und erreichbar ist, desto genauer wisst ihr auch, wann ihr mit einer Rückmeldung rechnen könnt.

Sprecht auf jeden Fall auch darüber, bis wann ihr die Rückmeldung spätestens braucht, damit ihr beide von denselben Erwartungen ausgeht.

Tools einer Virtuellen Assistenz

Mittlerweile gibt es so viele gute und auch günstige Tools auf dem Markt, die uns die virtuelle Zusammenarbeit erleichtern, sowohl hinsichtlich einer übersichtlichen Kommunikation als auch im Hinblick auf die Zusammenarbeit an bestimmten Projekten.

Ich selbst bin als Va gestartet und habe den Kurs bei der lieben Fidan absolviert. Sie ist eine erfolgreiche Virtuelle Assistenz und eine absolut liebenswerte Person. All ihr Wissen hat sie in ihr 12 wöchiges Coaching Programm gesteckt.

Diesen Kurs kann ich jedem empfehlen der als Virtuelle Assistenz starten möchte. Alle Infos zum VAY Onlinekurs findest du hier. Die liebevolle Betreuung in der Community sowie Fidans geballtes Wissen haben mir sehr dabei geholfen, eine erfolgreiche Virtuelle Assistenz zu werden.

Besprecht zu Beginn eurer Zusammenarbeit, welche Tools ihr für eure gemeinsame Arbeit nutzen möchtet, und wie ihr sie nutzen werdet. Deine VA vermittelt dir da gern einen guten Überblick!

Timetracking

Eine VA wird von sich aus ihre gearbeitete Zeit mit einem Timetracking-Tool erfassen. Viele nutzen dafür zum Beispiel Toggl oder Clockify.

Deine VA wird dir – wenn du das möchtest – gern wöchentlich einen Report darüber zusenden, wie lange sie in dieser Woche für dich gearbeitet hat.

Natürlich beruht eure Zusammenarbeit auf Vertrauen.

Abrechnung

Es gibt mehrere Möglichkeiten der Abrechnung eurer Zusammenarbeit. Die meisten VAs bieten entweder eine Abrechnung nach Stunden, eine Monatspauschale oder Paketpreise an.

Bei der Abrechnung nach Stunden vereinbart ihr einen fixen Stundenpreis, und du bekommst am Ende des Monats eine Rechnung mit den Stunden des vergangenen Monats.

Die Paketpreise variieren oft in Abhängigkeit davon, welche Leistungen die VA anbietet.

Erwartungen/Ansprüche

Jeder hat unterschiedliche Ansprüche und unterschiedliche Auffassungen von Qualität.

Daher ist es auch hier im Sinne eurer erfolgreichen Zusammenarbeit, von Anfang an zu besprechen, was eure Bedürfnisse und gegenseitigen Erwartungen sind.

Je klarer euch beiden ist, was ihr voneinander erwarten könnt, desto zufriedener werdet ihr beide später mit den Ergebnissen sein und desto weniger Rückfragen wird es geben – ein Zeitgewinn für alle Beteiligten.

Zeitmanagement/Deadlines

Deine VA ist ein Profi, wenn es um richtiges Zeitmanagement geht.

Sie arbeitet meist mit mehreren Kunden gleichzeitig zusammen und hat somit mehrere verschiedene Deadlines einzuhalten.

Darum ist es wichtig, dass sie sich auf deine Ansagen verlassen kann und du bei einmal formulierten Erwartungen bleibst.

Na klar, wenn bei dir etwas Unvorhersehbares passiert, das ein schnelleres Handeln erfordert, wird sie dir auch schon mal schneller liefern als vereinbart und dabei cool und freundlich bleiben.

Denke aber daran, dass sie ihre Kapazitäten genau plant und auch andere Kunden feste Abgabetermine mit ihr vereinbaren.

Darum: plane deine Prozesse möglichst präzise, kündige Aufträge möglichst früh an, wähle sinnvolle und realistische Deadlines und bitte deine VA um Rückmeldung, ob sie deine Aufgabe in der vorgesehenen Zeit schaffen wird.

Wenn du diese Punkte im Hinterkopf behältst, ist der Weg frei für eine für beide Seiten entspannte und erfolgreiche Arbeitsbeziehung.

Feedback

Setzt euch – zum Beispiel einmal im Monat – zusammen und gebt euch gegenseitig Feedback. So gewinnt ihr noch mehr Verständnis für die Arbeit des bzw. der anderen, gewinnt euer gegenseitiges Vertrauen und stärkt eure Arbeitsbeziehung.

Neugierig geworden auf die Arbeit mit einer VA?

Dann probiere es doch einfach mal aus! Du wirst schnell merken, dass du plötzlich (wieder) mehr Zeit für dein Business hast. Oder für deine Hobbies. Oder für deine Familie. ?

Hast du noch Fragen zur Zusammenarbeit mit einer VA oder schon jetzt Lust, mit mir zusammenzuarbeiten?

Dann ruf mich doch einfach jetzt an oder schicke mir eine E-Mail, dann vereinbaren wir einen Termin für ein erstes kostenloses und unverbindliches Kennenlerngespräch (max. 30 Minuten).

Ich freu mich auf dich!